日常文书管理的工作技巧

日常文书管理的工作技巧

.局办秘书处.

阅文送呈技巧

收发员收到文件后，需要明确文件情况，然后采取不同办理方式。大体上要了解下面几种情况：（1）了解文件夹内容，拟发分发意见；（2）清楚紧急程度，如是急件，应做急件传阅处理；（3）掌握机密程度，确定阅读范围；（4）会议通知明确会议的时间地点，视具体情况可采取先批后办、先办后批或复印同时进行的办法处理。

1、拟办批示

请示、报告等在送领导批示前，办公室负责同志必须对请示报告中提出的问题拿出初步意见供领导参考。

拟办批示前弄清下列情况：须明确文件讲的什么事情；文件提出的问题，是否需要办理，什么时间完成，有什么特殊要求；文件内容是何人何部门主管；文件的内容与何人何部门有关系；文件的内容需要何人何部门了解；文件的缓急要求以及机密程度等。

拟办意见。“拟办意见”的标准是力求简要明确，阅批对象准确。其形式经常碰到的有以下几种：

①“请××、××同志阅”。此件就是请某领导同志或经办同志阅。

②“请常委（或一把手或领导班子）传阅”。说明此件事涉及面较广，必须使有关领导及经办同志了解情况。

③“请××同志阅示。”明确此件要办理或需作传达贯彻。某领导同志阅后必须提出办理或贯彻执行的意见。然后本身，或转有关部门、有关同志去执行。

④“请××、××同志阅示。”此形式此件存查。说明文件属一般性质。办公（秘书）部门知道此事即可。不必传阅、办理。

批办文件的技巧

批办必须在认真阅读文件的基础上，针对来文提出的问题及要求，确定处理的原则和方法，有拟办意见的，要表明是否同意，有何补充或纠正的意见，不可轻易签署“同意”、“阅”，而且更不可轻易划个圈、打个勾了事。

批办要及时，选择承办部门要准确，不能多头批送，以多代准，以免造成责任不清，互相依赖，影响文件的及时处理。

批办领导人要在批示意见后面签上自己的姓名和日期。姓名要确定是全名，不要只写一个姓。防止重姓时不易辨认。日期要注明年、月、日，至少要注明月、日，不要只写一个日子，紧急而又重要的文件，批办时还要规定时限，注明批办的月、日、时、分。