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向自然界学“沟通法则”


www.manaren.com   2008-06-04

  许多人都喜欢《帝企鹅日记》这部电影,观众会发现企鹅没有领导人。但这样的话,企鹅怎么知道自己要往哪里走呢?这正是人类团队和自然界团队之间的本质区别。答案是:没有哪一只企鹅知道要往哪里去,但当它们作为一个群体一起前进时,就知道要往哪里去了。这就是团队智慧,这也是生物团队的一个重要特征。

  而人类则是唯一以“领导智慧”行事的物种。人们相信只有一小部分领导者才能更好地了解整个团体,人类团队管理是传统的命令和控制。对战争或者土木建造来说,这非常好,但是对于组织团队,尤其是对于分布的、机动的、半正式的、结构和边界都很模糊的团队来说,这一点就很糟糕。组织应该如何通过学习,变得像这些生物团队一样“自组织”呢?

  规则一:将“命令控制”式的团队转变成分布式领导结构的“自组织团队”

  生物团队不使用冗长或复杂的信息进行交流,他们使用简短的信息——蚂蚁使用化学信息(信息素),蜜蜂使用舞蹈。然而,我们在团队中采用的典型方式是:由领导主导、纷繁的电子邮件和附件,如果没有得到团队成员的回复,行动就要推迟。这种倾向极大地降低了团队的生产力和响应能力。与昆虫和动物王国相比,这种广泛的“领导人智慧”让我们忘记了自然界的“通讯本能”而习惯了“文件本能”。我们要重新点燃团队成员之间的通讯火花,用它来取代电子邮件和文件。换句话说,要放弃“文件—评论—交谈”的方式,改为“通讯—交谈—文件”的方式,让文件更简短一些,让成员行动的权力更大一些。

  规则二:成员及时发出信息,而不是团队发出命令

  自然界中的团队传递出“信息位”,希望收到的队员们及时采取适当行动。在自然界,关键的信息位有两种类型:机会信息位和危险信息位。前者例如蜜蜂发现了一个非常好的蜜源,就跳舞来告诉其他蜜蜂蜜源的位置。后者例如蚂蚁发现了抢他们食物的蚂蚁,会很快通知其他蚂蚁采取适当的进攻或者防御信息。机会信息位和危险信息位都具紧迫性。如果蜜蜂不赶快开采刚发现的蜜源,其他蜜蜂就会去;如果不很快对敌情做出反应,它们将会面临一场奇袭。

  在这些情况下,自然界中的团队采用了一种简单的交流紧急信息的方式:广泛、快速地发出及时信息,让其他团队成员独立采取行动。为什么团队不发出命令呢?因为指令比一般信息具有更高的“信息复杂性”,更难快速地向队员们进行广播,而且指令常常更容易包含错误的信息,导致误解。对于企业组织来说,生物团队的这一“经验”意味着,必须培训队员接受信息而不是接受命令的能力,并且让他们快速地对信息作出响应。在一个完美运转的生物团队里,不存在发出命令的领导者,每个生物都会及时向其他成员广播相关信息,透明和清晰是这一切产生的前提条件。

 
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